Als de beslissing dan uiteindelijk valt: Om als zelfstandige door het leven te gaan. Die ene beslissing zorgt er mogelijks voor dat er opeens veel vragen naar boven komen en dat er naar veel antwoorden moeten gezocht.
Cijfers kan je simuleren en aan de hand daarvan kan je je dan ook optimaal voorbereiden. Tenslotte moet je toch voor de start aan de hand van cijfers kunnen aantonen dat je project haalbaar is?
Wij hebben het geluk om dagelijks bezig te zijn met zelfstandigen en diens eenmanszaken of vennootschappen. Eventuele vragen worden daarom meestal relatief snel beantwoord. Het spreekt voor zich dat er voor veel mensen die starten als zelfstandige een nieuwe wereld open gaat en dat het moeilijk is om een antwoord te vinden op hun vragen;
Een boekhouder kan véél van deze vragen helpen beantwoorden maar het blijft uiteindelijk je eigen gevoel dat je moet volgen.
In dit artikel trachten we zo open mogelijk te zijn over alle mogelijke vragen die de revue kunnen passeren. Misschien helpt het je ook wel verder in het nemen van je eigen beslissing.
1. Kies ik voor een eenmanszaak of een vennootschap?
Alhoewel een eenmanszaak het meeste voor de hand lijkt te liggen als je pas met een activiteit zou beginnen, is het mogelijk dat je keuze toch op een vennootschap zou vallen. Het eerste wat je al kan onderzoeken zijn de formaliteiten die moeten vervuld worden bij een oprichting. Om je op weg te helpen kan je alvast een artikel lezen over het starten met een eenmanszaak: Starten met een eenmanszaak: stappenplan.
Op zich zijn er veel gelijkenissen tussen een vennootschap of een eenmanszaak qua formaliteiten bij de opstart: Je moet een bankrekening openen, je moet je inschrijven bij het ondernemingsloket, en soms moet je ook op voorhand al vergunningen aanvragen.
Een eenmanszaak?
Een eenmanszaak is voor vele mensen de ideale opstap naar een zelfstandig leven: het is minder duur dan een vennootschap, vergt minder opvolging en formaliteiten en is algemeen laagdrempelig. Het kan heel snel opgestart worden of beëindigd worden.
Of toch een vennootschap?
Bij de opstart van een vennootschap komt er wel veel meer bij kijken: Opmaken van een financieel plan, opmaken van statuten en neerlegging in het Belgisch Staatsblad.
Het is wel goed om weten wat de vennootschapsvormen ongeveer inhouden. Zo kunnen gewone commanditaire vennootschappen (CommV.) en Verenigingen onder Firma’s (VOF) aanzienlijk sneller en goedkoper worden opgericht in tegenstelling tot BV’s en NV’s (hoog startkapitaal).
Gespendeerde tijd aan het maken van een keuze: 1 uur a 2 uur (schatting)
2. Opmaken van het financieel plan.
In principe is een financieel plan niet noodzakelijk voor gewone commanditaire vennootschappen en verenigingen onder firma’s. Je doet er wel goed aan om toch een uitgebreide simulatie te (laten) maken om er zeker van te zijn dat je project haalbaar is. Dit kan sowieso nooit kwaad!
Dit kan worden opgevraagd indien je binnen een periode van drie jaar na de oprichting failliet zou gaan en het dient ook als bewijsstuk. In principe is een financieel plan verplicht wanneer je een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (NV, B.V.B.A., Comm. VA en CVBA) opricht (deze moet worden gevalideerd door de notaris).
Veel startende zelfstandigen kiezen voor een CommV. en dat heeft zijn eigen voordelen, maar ook zijn nadelen:
Voordelen:
- Geen tussenkomst notaris nodig: besparing +/- 970 euro.
- Geen uitgebreid financieel plan nodig – doch wel aan te raden om op te stellen.
- Snellere oprichting mogelijk.
- Jaarlijks publiceren van de cijfers is niet verplicht: besparing +/- 160 euro op jaarbasis)
Nadelen:
- Hoofdzakelijke aansprakelijkheid: als het misloopt ben je als privé persoon aansprakelijk voor alle schulden van de vennootschap.
- Alles zelf regelen: de oprichtingsformaliteiten die anders door de notaris gebeuren moet je zelf doen. Optioneel kan een ondernemingsloket wel helpen, maar door het zelf te doen spaar je 250 euro uit. (in de praktijk zal de boekhouder je hier bij helpen en instaan voor veel zaken tijdens de oprichtingsfase)
Gespendeerde tijd aan het simuleren van de cijfers: 3 uur.
Gespendeerde tijd aan het maken van het financieel plan/oprichtingsakte: 3 uur.
3. Een bankrekening openen.
Tot zover alle voorbereidende activiteiten. Het is natuurlijk eenvoudig om voor jezelf een degelijke voorbereiding te maken, dan voor iemand anders. Dat maakt het toch wel een pak moeilijker voor een boekhouder. Niettemin kan alles relatief snel achter de rug zijn.
De volgende stap bestaat erin om een bankrekening te openen. Doe een telefoontje naar je bank en maak een afspraak. Het is nodig om een bankattest te kunnen voorleggen bij oprichting van een onderneming (als de tussenkomst van de notaris nodig is). Sterker nog: het openen van een bankrekening het is het allereerste ‘officiële’ ding wat je moet doen.
Verwachte tijdsbesteding openen bankrekening en gesprek in de bank: 1 uur.
4. Publicatie van de oprichtingsakte
Vanaf dit moment is het mogelijk dat de tijdslijnen gaan verschillen, want je dient er rekening mee te houden dat er verschillen zullen zijn tussen de gekozen vennootschapsvorm en alle externe personen die je zult nodig hebben (boekhouder – notaris – andere adviseurs …).
Je hebt de mogelijkheid om je oprichtingsakte te laten publiceren door het ondernemingsloket. Ze zullen hiervoor wel een vergoeding aanrekening natuurlijk, maar dan ben je zeker dat een ervaren persoon alles in orde brengt. Tijdens je bezoek kan je ook andere zaken in orde brengen zoals de aanvraag van een BTW-nummer, het registreren als zelfstandige en de aansluiting bij een sociale zekerheidsinstelling voor het betalen van de sociale zekerheidsbijdragen.
Stel dat je het zelf zou doen dan zou het proces als volgt gaan: de publicatie van de oprichtingsakte zal als eerste gebeuren. De ondernemingsrechtbank zal immers jouw ondernemingsnummer toekennen die je nodig hebt om later langs te gaan bij het ondernemingsloket (of jouw onderneming online aan te sluiten).
Verwachte tijdsbesteding: 1 uur (betaling van de publicatie, betalingsbewijs afdrukken, nalezen en handtekenen akte en verzenden naar de Ondernemingsrechtbank).
Wachten op antwoord van de Ondernemingsrechtbank: 2 weken.
5. BTW-nummer activeren
Wanneer je antwoord hebt gekregen van de Ondernemingsrechtbank, dan krijg je normaliter je ondernemingsnummer toegewezen. Als je BTW-plichtig bent, dan moet je je BTW-nummer nog eens apart activeren. Verloopt alles via een Ondernemingsloket? Dan kunnen zij dit in principe voor jou regelen.
Op zich is het niet zoveel werk om een formulier in te vullen en deze op te sturen. De besparing door het zelf te doen bedraagt toch wel 85€.
Verwachte tijdsbesteding: 30 minuten (Opmaken formulier en verzending per post).
6. Ondernemingsloket bezoeken (of online regelen)
Van zodra je je ondernemingsnummer krijgt toegewezen, kan je langsgaan bij het Ondernemingsloket. Daar schrijf je je in als zelfstandige (ook als je geen bezoldiging uit de vennootschap krijgt).
Verwachte tijdsbesteding: 3 uren (voorbereiding, verplaatsing en gesprek).
7. Vergeet het ziekenfonds niet!
Inderdaad, je moet het ziekenfonds op de hoogte brengen van de wijziging van je statuut. Als je nog geen lid bent van een mutualiteit, dan dien je je ook nog aan te sluiten. Bijdragen die je betaald zullen wel beschouwd worden als privé-kosten en deze zijn dus niet aftrekbaar in een vennootschap of eenmanszaak!
Verwachte tijdsbesteding: 30 minuten (verplaatsing en gesprek).
8. Gedaan!
In principe zou al het werk nu gedaan moeten zijn. Als we goed gerekend hebben bedraagt de totale tijdbesteding: 13 a 14 uur. Dat valt dus in principe wel mee.
Je kan al beginnen met je zelfstandige activiteit van zodra je langs gaat bij de notaris of je de oprichtingsakte verzend voor publicatie. Je dient er dan wel voor te zorgen dat als je facturen uitschrijft, dat deze dan ook correct zijn. Zo moeten deze facturen volgende vermeldingen bevatten:
- Naam onderneming – gevolgd door de tekst ‘in oprichting’;
- BTW-nummer: is nog niet gekend, dus je vult in: ‘in aanvraag’.